Et chez vous comment ça se passe ?
Les cas clients de b-ready

Le contexte

Laurent et Stéphane dirigent un cabinet d’une petite dizaine de collaborateurs. Leur force ? Une équipe soudée, expérimentée, et une ambiance de travail conviviale.

Comme dans beaucoup de cabinets, la période fiscale s’annonce intense. Mais grâce à l’implication de chacun, les délais devraient être tenus, certes au prix de soirées studieuses, mais dans un esprit de solidarité bien ancré, et d'heures supplémentaires (rémunérées bien sûr !). Bref, une période fiscale ordinaire en vue...

Oui mais voilà. Cette organisation habituelle va être chamboulée par deux collaborateurs arrivés en début d’année. Ces derniers ont posé leurs limites quelques semaines après leur arrivée : pas question pour eux de faire des journées qui n’en finissent pas. Ces deux collaborateurs veulent préserver leur équilibre vie pro / vie perso.

Un coup de tonnerre pour Laurent et Stéphane car l’organisation du cabinet en période fiscale tient justement sur l’engagement de l’équipe. Impossible de faire sans…

 

Analyse de la situation

L’exigence de ces nouvelles recrues n’est pas exceptionnelle. De plus en plus de jeunes (et de moins jeunes aussi !) souhaitent préserver un équilibre vie perso/vie pro. Bien ou mal, ce n’est pas le problème, c’est comme ça. De nombreux cabinets, et plus largement les entreprises, doivent gérer ce type de situation. Mais aujourd’hui, c’est dans l’urgence que Laurent et Stéphane doivent trouver une solution.

C’est dans ce contexte qu'ils nous ont sollicités pour les aider à gérer cette période fiscale car ils ne savaient vraiment pas comment s’en sortir.

 

Les solutions mises en œuvre

Face à cette situation, Laurent et Stéphane avaient plusieurs solutions : rester sourds aux attentes des nouvelles recrues (et risquer leur démobilisation, voire leur départ en pleine saison fiscale), accepter leur demande et leur confier moins de dossiers qu’aux autres (avec un risque non négligeable de déclencher l’incompréhension voire le mécontentement du reste de l’équipe), serrer les dents et assumer la surcharge de travail (on vous laisse imaginer la suite…).

Laurent et Stéphane ont confirmé aux jeunes collaborateurs qu’ils avaient bien compris leur demande, qu’ils allaient tout faire pour y accéder.

Il faut être réaliste. En période fiscale, le temps manque, les émotions sont à fleur de peau, les cabinets n’ont pas le temps d’organiser « un cercle de parole bienveillant ». Ce n’est pas vraiment le moment.

Voici les pistes d’actions immédiates que nous avons proposées au cabinet :

• Prioriser les tâches incompressibles et alléger les travaux en supprimant les tâches inutiles. L’idée est de maximiser l’efficacité des équipes en perdant le moins de temps possible.
  • Pour action : arrêter la surqualité, identifier et supprimer les tâches inutiles, mieux répartir certaines tâches entre les membres de l’équipe.
• Accepter (et faire accepter à l’équipe) un déséquilibre temporaire entre les nouvelles recrues et les collaborateurs historiques. Il est essentiel de reconnaître l’investissement de ces derniers, sans faire perdurer une situation malsaine où ce déséquilibre serait durable.
  • Pour action : "nous savons que vous êtes toujours là quand on a besoin. Il est possible que cette année soit un peu déséquilibrée entre les collaborateurs, mais allons le diminuer au maximum".
• Proposer un « deal » aux nouvelles recrues en leur demandant une flexibilité exceptionnelle sur quelques semaines :
  • Pour action : « nous comprenons vos contraintes, mais en période fiscale, nous demandons un effort à tout le monde. Il faudrait que vous puissiez prolonger la journée de temps en temps jusqu’à 19h00 par exemple ».
• Prendre date dès maintenant pour faire le point post-saison et trouver des solutions à long terme pour réduire la charge de travail de toute l’équipe pendant la période fiscale, proposer des compensations hors saison comme des jours de RTT en plus ou des semaines de 4 jours pendant quelques mois dans l’année.
  • Pour action : "compte tenu de la date, nous ne pouvons pas revoir toute l’organisation du cabinet, mais nous nous engageons à y réfléchir tous ensemble dès que la saison est finie ».

 

Les résultats

Dire que la magie a opéré et que tout s’est parfaitement déroulé serait exagéré, mais les résultats ont été au rendez-vous. Certes, tout n’a pas été parfait. Quelques dossiers ont pris un peu de retard, certains (en déficit) ont même été déposés hors délai. Quelques tensions sont apparues çà et là entre les collaborateurs. Mais le cabinet a tenu ses engagements vis à vis des clients et surtout, il a franchi un cap.

D’abord, l’équipe historique a vu son implication reconnue et surtout, la promesse d’un changement d’organisation post-saison a été entendue. Cela a contribué à apaiser les tensions, en reconnaissant les efforts consentis.

Les nouvelles recrues, de leur côté, ont accepté de faire cet effort ponctuel ; le fait que la demande ait été claire, limitée dans le temps et assortie d’un engagement de Laurent et Stéphane de repenser l’organisation a fonctionné. Chacun a fait confiance à l’autre.

Et surtout, cette situation a agi comme un électrochoc. Le modèle historique, basé sur l’engagement « quoi qu’il en coûte », a montré ses limites.

Laurent et Stéphane ont organisé la réunion promise après la saison pour écouter tout le monde. Cette réunion de fin de bilans, à laquelle nous avons participé, a permis de se poser quelques questions qui vont bien au-delà des heures supplémentaires en période fiscale (et qui sont les véritables causes de ce goulot d’étranglement pendant quelques semaines par an) :

• Le cabinet est-il efficient ? (autrement dit, le cabinet ne passe-t-il pas plus de temps que nécessaire pour réaliser ses missions ?)
• Les outils et les méthodes sont-ils adaptés pour gagner du temps ? Les collaborateurs maitrisent-ils bien les outils ?
• Certaines tâches auraient-elles pu être supprimées ? Ou traitées bien avant la période fiscale ?
• Qui sont les clients qui ont empêché les collaborateurs et le cabinet d’avancer sereinement pendant cette période fiscale : retards de livraison des pièces, nombreuses relances nécessaires, mécontentement continu, dépassements de temps... Et que faire d’eux ?
• Comment les clients sont-ils répartis entre les portefeuilles des collaborateurs ?

Nous les avons aidés à repenser l’organisation du cabinet. Ils ont compris que l’essoufflement et la fatigue (et le turnover qui en découlaient) n’étaient pas forcément une fatalité à condition de s’organiser et d’anticiper.

 

Ce qu’on peut retenir de cette histoire

Ce cas montre que le véritable levier de performance durable ne repose ni sur la pression implicite, ni sur le dévouement sans faille des équipes (trop souvent considéré comme normal).

• Une organisation n’est jamais figée et l’arrivée de nouvelles personnes peut suffire à révéler les fragilités d’un modèle.
• Les attentes des collaborateurs évoluent et ce n’est pas une menace. La recherche d’un meilleur équilibre vie pro / vie perso n’est pas un caprice générationnel, mais une tendance de fond. Plutôt que de la subir, les cabinets ont intérêt à l’anticiper et à y apporter des réponses.
• Agir dans l’urgence ne signifie pas improviser ; même sous pression, il est possible de prendre de bonnes décisions à condition de nommer les tensions. Le tout est de sortir du réflexe "on fait comme d’habitude".
• Dans les moments tendus, la qualité du management repose moins sur le contrôle que sur la capacité à donner du sens aux efforts, reconnaître les contributions et se faire confiance pour trouver ensemble des solutions.

 

Et chez vous, comment ça se passe ?

Et chez vous, comment ça se passe ? Comment fonctionne votre cabinet ? Sur quoi repose sa performance ? Avez-vous des règles écrites, une transmission orale, des méthodes qui varient selon les collaborateurs, et une charge de travail rarement abordée ?

Vous vous reconnaissez (au moins un peu) dans cette situation ? Vous avez aussi envie que vos équipes performent sans s’épuiser ? Parlons-en. C’est exactement ce qu’on aime faire chez b-ready.

Si vous avez des remarques, des commentaires, des idées, des astuces à partager, n’hésitez pas à nous en faire part…

L’équipe b-ready