Les antisèches...

Comme aurait pu le dire La Palice, un rendez-vous de bilan, c’est fait pour parler … du bilan.

Alors, oui, bien sûr, mais pas que ! Ce rendez-vous annuel marque certes le bouclage des comptes de l’année précédente, mais le plus important est ailleurs. Cette rencontre avec le chef d’entreprise doit être l’occasion de parler avec lui de son entreprise, de ses projets, de l’écouter. C’est aussi une super occasion de lui parler de votre cabinet et de tout ce que vous pouvez faire pour lui.

On vous explique tout.

 

Pourquoi le rendez-vous bilan est-il si important ?

Au-delà de la présentation des comptes et des derniers arbitrages à réaliser, cet entretien rituel de printemps est le bon moment (durant l’année, le client est plus en relation avec le collaborateur en charge de son dossier) pour faire le point, l’écouter, détecter d’éventuels besoins et lui rappeler qu’on peut lui apporter bien plus que de la compta !

A l’heure de la facture électronique et des turbulences à venir, autant dire que ce n’est pas du luxe !

 

Le déroulement de l’entretien

Le déroulement de l’entretien doit être adapté à chaque client (et à la durée disponible), mais dans les grandes lignes, le déroulement habituel est globalement le suivant :

• Accueil
• Point sur l’année écoulée
  • Présentation / commentaires des chiffres
  • Points de vigilance à suivre de près
  • Derniers arbitrages sur l’exercice clos
  • Préparation des prochaines étapes de l’année (CA, AG)
  • Petit point sur la fiscalité personnelle du client (IR, IFI)
• Échanges avec le client
  • Point sur l’activité depuis le début de l’année ou depuis la dernière fois
  • Echange sur ses projets, ses questions
  • Sujets essentiels pour son entreprise (cette année : la facture électronique, par exemple)
  • Ses besoins
• Plan d’action sur les décisions prises (qui fait quoi ?)
  • En quoi le cabinet peut-il l’aider ?
• Conclusion
  • On est à sa disposition pour l’aider à gérer son entreprise

 

Concrètement, que faut-il faire ?

Avant l’entretien, il faut préparer !

Abraham Lincoln disait : « Que l'on me donne six heures pour couper un arbre, j'en passerai quatre à préparer ma hache ». Pas sûr qu’Abraham Lincoln coupait des arbres, mais bon, c’est une façon de rappeler que la phase de préparation n’est pas une perte de temps, mais plutôt un gage d’efficacité. Pour le rendez-vous de bilan (comme pour tous les entretiens d’ailleurs), c’est la même chose. Le secret de la réussite réside dans la préparation !

Quand on prépare l’entretien, le meilleur moyen est de se mettre à la place de son client et de se demander ce qui pourrait l’intéresser. Il ne faut pas chercher à suivre un déroulé type, il faut s’adapter au contexte.

Quels sont les éléments à préparer avant la réunion ?

• L’analyse de l’activité de l’année passée et des événements que l’on retrouve traduits dans ses comptes (CA, marge, charges fixes, BFR, investissements, recrutements, …)
• Le diaporama de présentation des chiffres de l’année.
• La liste des sujets que l’on souhaite aborder avec lui lors du rendez-vous : la trésorerie, sa rémunération, mais aussi ses projets, sa fiscalité personnelle, …
• Les sujets essentiels du moment. Cette année, compte tenu du calendrier, la question de la facture électronique devra naturellement être abordée avec tous les clients.

 

1^er objectif : faire le point sur l’année écoulée …

Les comptes de l’exercice écoulé doivent être le point de départ du rendez-vous de bilan.

L’objectif du dirigeant n’est pas de prendre un cours de comptabilité ; les comptes de l’année écoulée doivent donc servir de support à la discussion pour aborder l’entreprise sous tous ses angles.

La présentation des comptes proprement dite doit donc aller à l’essentiel. Le client ne retiendra pas tout ce qu’on va lui dire, c’est trop pour lui. Donc, il faut bien choisir l’information pertinente pour lui sinon il risque de retenir des chiffres sans intérêt et d’être saturé pour les informations importantes (un peu comme un enfant qui se gave de gâteaux apéritifs et qui n’a plus faim quand il passe à table) !

 

Quelques règles à respecter sur la présentation des chiffres :

• Quand on prépare des diapos pour présenter les comptes, on supprime tout ce qui n’a aucun intérêt.
• Le client n’est pas un spécialiste de la compta. Il faut se mettre à sa portée en parlant son langage, en utilisant un vocabulaire le moins technique possible (éviter les termes comme EBE, CAF, BFR …). Ne pas chercher à le « former » à la compta, ça ne l’intéresse pas !
• Le client veut qu’on lui parle de son entreprise, pas de sa compta (donc ne pas descendre les SIG avec les différents soldes, mais expliquer la formation du résultat en parlant de son entreprise). Toujours faire le lien avec la vraie vie : expliquer comment certains événements de l’année se retrouvent dans les comptes et expliquent les variations importantes. Par exemple, le client n’a aucune chance de comprendre l’enjeu d’un BFR trop élevé. Il faut lui expliquer pourquoi le BFR a augmenté (les clients paient plus tardivement, les stocks sont trop élevés …) et les conséquences (la trésorerie est dans le rouge, les frais financiers apparaissent, les risques d’impayés augmentent, la rentabilité baisse, l’entreprise se fragilise, …)

 

2è objectif : écouter le client

Tout au long de l’entretien, il faut donner la parole au client. L’objectif est de le faire s’exprimer au maximum sur :

• Sa situation actuelle : ce qui va mais surtout ce qui ne va pas dans son entreprise et qu’il faudrait améliorer (son organisation, sa rentabilité, sa trésorerie, ses RH, les éléments qui le bloquent dans la gestion ou le développement de son entreprise, ce qui lui fait perdre du temps, ce qu’il n’aime pas faire…)
• Ses projets : recrutements, investissement, lancement d’une nouvelle gamme de produits, recherche de financements, acquisition de ses locaux professionnels, transmission de son entreprise, etc.

 

Inutile de dire que, durant cette phase, c’est le client qui doit parler 90% du temps. Votre rôle est de l’écouter (vraiment), de vous assurer que vous avez bien compris ses problématiques et de reformuler ses propos pour être sûr d’avoir bien compris. N’hésitez pas à poser des questions ouvertes et à le relancer en cas de besoin pour l’aider à s’exprimer sur ces sujets.

 

3è objectif : aborder les sujets essentiels pour son entreprise

En plus des sujets abordés spontanément par le client, vous devez compléter en abordant les sujets que vous avez identifiés lors de la préparation de l’entretien et dont il n’a pas parlé. Là aussi, l’objectif est de l’aider à y voir plus clair, à prendre les bonnes décisions et de lui montrer que vous pouvez l’accompagner sur ces différents sujets.

Par exemple, cette année, impossible de ne pas aborder le sujet de la facture électronique. Certes, tous les détails ne sont pas réglés (loin de là), mais on ne peut pas attendre ! En effet, les dirigeants de TPE/PME, s’ils en ont entendu parler, sont loin de maitriser les implications concrètes de cette réforme et ils ont certainement déjà été contactés par des PDP qui veulent prendre la place. L’objectif est donc simple : qu’ils ne signent rien sans vous en avoir parlé avant !

Concrètement, sur la facture électronique, il faut :

• Préparer un petit support (quelques diapos PowerPoint suffisent) pour expliquer le mécanisme, les objectifs, le calendrier…
• Leur présenter les impacts pratiques pour leur entreprise et son organisation.
• Les rassurer sur le fait que vous serez à leurs côtés à chaque étape.
• Leur présenter votre démarche pour les accompagner (qui sera différent selon les clients).
• Leur donner rendez-vous juste après les bilans pour attaquer ce chantier.

 

4^è objectif : lui proposer de l’aider à gérer son entreprise

Grâce à ces échanges orientés sur son entreprise et ses projets, le chef d’entreprise se sent accompagné, en confiance. Vous pouvez le conseiller, l’aider à trouver des solutions. Vous pouvez également lui proposer votre aide. C’est évidemment un très bon moyen pour répondre à ses besoins en lui proposant de nouvelles missions pour l’accompagner dans la gestion de son entreprise. Le rendez-vous bilan est une super occasion pour lui présenter tout ce que votre cabinet peut lui proposer.

Il ne s’agit pas de lui faire signer une lettre de mission sur le coin d’une table comme un vendeur de voitures d’occasion, mais juste de répondre à ses préoccupations et de lui montrer que votre cabinet est en mesure de l’accompagner. Bien souvent (en fait, presque tout le temps !), votre client ne sait pas tout ce que vous pouvez faire pour lui … et donc, il ne vous sollicite pas alors qu’il a des besoins et ne sait pas à qui faire appel.

 

Conclure l’entretien … et donner suite

Avant de se quitter, vous devez résumer les points clés de l’entretien et rappeler qui fait quoi dans les prochains jours (le client doit revoir ses tarifs, le cabinet doit envoyer au client une proposition pour lui faire sa facturation et relancer ses clients …).

L’idéal, c’est d’envoyer une synthèse de vos échanges quelques jours après l’entretien. Un petit mail de suffit avec un rappel des prochaines échéances.

 

Ce qu’il ne faut surtout ne pas faire !

Voici les principales erreurs à éviter (en plus de celles que nous avons déjà présentées dans cette antisèche) :

• Bâcler, voir zapper, la préparation de ce rendez-vous. Bien sûr vous connaissez votre métier et vous avez déjà mené des dizaines d’entretiens de ce type. Mais y aller « au talent » est à coup sûr une mauvaise idée. Si vous improvisez, si vous n’avez pas de supports, vous allez oublier des points importants et l’entretien perdra son intérêt tant pour votre client que pour votre cabinet.
• Parler avec votre casquette de technicien comptable. Votre client n’est pas un expert en comptabilité, en fiscalité, en droit... Son métier, c’est chef d’entreprise ! Il faut donc éviter de lui parler trop de sa compta et d’utiliser un jargon trop technique. C’est à vous de vous adapter, pas à lui.
• Parler tout le temps. Ce rendez-vous est un moment clé pour vos clients, mais aussi pour votre cabinet. C’est en effet une formidable occasion de détecter des besoins (le plus souvent non-exprimés) et donc des opportunités d’accompagnement. Ce sera bien difficile de les repérer si vous tenez le crachoir tout le temps…
• Ne pas donner suite à l’entretien. Une courte synthèse quelques jours après votre échange permettra de montrer au client que vous suivez le dossier, mais aussi de revenir sur la présentation des solutions que vous pouvez lui apporter.

 

Le rendez-vous bilan et … les normes !

Nous recevons souvent des questions sur le rendez-vous de bilan au regard des normes. Nous avons choisi deux questions qui reviennent régulièrement.

• Le RV est-il obligatoire dans les normes ?
• Non, pas du tout. Il est très utile pour l’arrêté des comptes et la relation avec le client, mais n’est pas obligatoire. Si le client n’est pas intéressé, par exemple, pas besoin de le lui imposer. Attention, toutefois, à ne pas oublier que c’est au client d’arrêter ses comptes, pas à vous ! Donc, ne prenez pas de décisions à sa place sur ses comptes.
• Le RV bilan doit-il être obligatoirement assuré par l’expert-comptable ?
• Non, pas du tout. Mieux vaut un entretien réalisé par le chef de mission qui connaît bien le dossier plutôt que l’expert-comptable qui découvre le dossier 10 minutes avant l’entretien et fait 10 entretiens à la chaîne par jour. Sans compter que si le cabinet veut accompagner ses clients dans le pilotage de leur entreprise, il devra déléguer les entretiens, donc autant commencer maintenant ! En revanche, si l’entretien est mené par le chef de mission, il faut bien le former, lui expliquer les enjeux et l’accompagner pour ses premiers entretiens.

 

Pour conclure

Pour conclure, le rendez-vous de bilan ne doit pas être abordé comme la fin de la mission, mais plus comme une étape clé de votre accompagnement. Il s'agit d'un moment essentiel, au cours duquel vous avez l’occasion de démontrer pleinement votre utilité au-delà de la production des comptes et consolider votre relation de confiance avec votre client, en parlant avec lui de ses projets, en faisant émerger ses besoins et en y apportant des solutions concrètes.

Bref, c’est un moment très important !

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire ? Vous aimeriez suivre un séminaire ou être accompagné sur ce sujet ou sur d’autres ? Rien de plus facile, laissez-nous un message, nous trouverons ensemble une solution adaptée à votre besoin et à vos spécificités.

 

L’équipe b-ready

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