Les antisèches...

Soyons honnêtes : la période fiscale, c’est encore souvent l’équivalent comptable d’un marathon… sauf qu’on le court en apnée, sous la pluie et avec des dossiers accrochés aux chevilles. Les délais sont serrés, la charge de travail semble ne pas se réduire, les équipes fatiguent, et le stress monte.

 

Bien sûr, tout ça peut être évité (voir nos précédentes newsletters), mais il est trop tard pour anticiper, il faut gérer l’urgence, apaiser les troupes pour éviter que tout le monde finisse en PLS derrière la photocopieuse.

 

Pourquoi est-il important d’adapter son management en période fiscale ?

C’est bien connu, la fatigue et le stress nuisent à l'efficacité : une équipe sous pression est mal dans sa peau et commet davantage d’erreurs. Ce n’est donc l’intérêt de personne de vivre une saison en surchauffe : l’ambiance n’est pas géniale, les collaborateurs sont malheureux, le cabinet risque de les perdre et les clients n’ont pas un service au top. C’est pourquoi il est vraiment important de veiller au bon déroulement de la période fiscale. Vous managez une équipe ? Alors à vous de jouer !

 

Concrètement, que faut-il faire ?

En période fiscale, votre rôle de manager est de garantir un atterrissage en douceur à votre équipe, d’accompagner vos collaborateurs pour qu'ils avancent sans s'épuiser. Si toute l’équipe garde le moral et la forme, le plus dur est fait. Chaque petit geste compte pour tenir ce cap !

Voici quelques conseils simples, sans prétention, pour adoucir cette période délicate !

 

Booster l’équipe 

La priorité des priorités c’est que l’équipe se sente bien. Tout le monde sait que cette période est intense, il est donc inutile d’en rajouter en traversant cette période avec la boule au ventre. Pour cela, quelques pistes :

Créez un environnement propice à la bonne humeur (et oui, la bonne humeur est contagieuse !)

• Certes tout le monde est un peu la tête dans le guidon, mais c’est bien de partager des anecdotes et ce n’est pas ça qui manque en période fiscale.
• Instaurez une ambiance sympa où on travaille, certes, mais toujours dans la bonne humeur (petits moments lors de la pause-café, pizza party de temps en temps, pause pour regarder les vidéos du site b-ready …). Évidemment, vous devez participer à ces moments conviviaux pour montrer l’exemple.
• Organisez un petit-déjeuner de temps en temps, pour bien démarrer la journée. Et sans parler bilans (si possible !)

 

Accompagnez chaque collaborateur pour qu’il ne se sente pas seul (et abandonné !)

• Créer des mini-réunions au cours desquelles on échange sur les difficultés rencontrées et on partage des solutions
• Apportez du réconfort à l’équipe pour les encourager (un petit mot de temps en temps, ça fait plaisir)
• Analysez régulièrement le plan de charge de chaque collaborateur en fonction de son portefeuille pour détecter si un collaborateur perd pied (surtout les juniors qui n’ont pas forcément conscience du volume que chaque dossier représente)
• Expliquez à vos collaborateurs qu’ils ne sont pas seuls face à un problème quel qu’il soit (technique, informatique ou relationnel avec un client par exemple) et qu’ils peuvent vous demander de l’aide.

 

Remercier régulièrement vos collaborateurs

• Montrez (vraiment !) votre reconnaissance (pour info, ne rien dire parce que tout va bien n’est pas une forme de reconnaissance !)
• De temps en temps, passez voir un collaborateur et glissez-lui un petit « Bravo pour aujourd’hui, tu as super bien géré le dossier XY ! ». Ça fait autant de bien et ça donne du sens à son investissement. Un SMS, ça marche aussi si vous n’osez pas lui dire.

 

Célébrer les petites victoires !

• Mettez en place un baromètre des dossiers à boucler pendant la période fiscale et actualisez le score régulièrement (au début, toutes les semaines et ensuite tous les jours)
• Créez des challenges collectifs (on doit avoir fini x bilans au 15 avril et Y bilans au 30 avril, on finit plus tôt que l’an dernier…)
• Faites de petites célébrations à chaque fois qu’un objectif est atteint : cela peut être une pause goûter tous ensemble, une boite de Haribo que l’on se partage, des chocolats à Pâques ou tout ce qui peut faire plaisir

 

Protéger l’équipe  

En période fiscale, le contrat est clair : il faut assurer la production des bilans dans les délais. Il faut donc « protéger » vos collaborateurs des voleurs de temps.

• Réduisez (ou mieux, supprimez) les réunions non essentielles
• Mettez en place des méthodes pour que les clients ne soient pas à la traine : faites un point rapide mais régulier sur les dossiers en retard, préparez un mail type de relance que chaque collaborateur peut envoyer, prenez votre téléphone si le collaborateur n’obtient pas gain de cause… (en période fiscale, le manager doit mouiller la chemise)
• Temporisez les demandes clients qui ne sont pas vraiment urgentes pour laisser un maximum de bande passante pour les bilans,
• Apprenez à dire non même si c’est bien tentant de dire oui (un nouveau client qui débarque en avril, on lui propose gentiment de revenir dans un mois ou on confie son intégration au welcomer du cabinet s’il est disponible, mais pas à l’équipe occupée sur les bilans…)

 

Si vous faites tout ça, c’est top !! Bien sûr, vous n’arriverez pas à tout gérer du premier coup, mais si vous êtes proche de votre équipe, que vos collaborateurs sentent que vous êtes là pour les soutenir quand ils ont un petit coup de mou, tout va bien se passer.

Mais pour que la période fiscale se passe bien, il vous faut aussi absolument éviter quelques erreurs fatales…

 

Et que faut-il surtout ne pas faire !

Voici le top 5 des comportements interdits :

• Laisser s’installer les tensions. Il faut une vigilance de tous les instants. En période fiscale, une étincelle peut déclencher un incendie. Si des tensions apparaissent, il faut très vite les gérer. Vous cherchez à comprendre, vous écoutez, vous apaisez, vous accompagnez…
• Communiquer votre stress à l’équipe
• Mettre la pression sur les horaires (un collaborateur qui part à 17h, on ne lui dit pas « tu as pris ton après-midi » ! S’il part tôt, c’est peut-être que le petit dernier est malade ou qu’il a un rendez-vous chez le médecin)
• Fliquer les collaborateurs pour s’assurer que les dossiers avancent : faites confiance, vos collaborateurs savent ce qu’ils ont à faire ! Suivre son équipe ne veut pas dire s’installer à côté elle et vérifier ce qu’elle fait H24 ! Un point régulier et une écoute attentive en cas de besoin suffisent.
• Abandonner les collaborateurs en télétravail. Loin des yeux, loin du cœur, certes, mais il faut être présent avec les collaborateurs qu’on ne croise pas dans les couloirs. Leur proposer un petit tête-à-tête de temps pour voir si tout va bien et qu’ils ne sont pas submergés.

 

Et bien sûr, vous faites un bilan post période fiscale. Vous faites le point : ce qui a marché, ce qui n’a pas marché, les clients qu’il ne faut pas garder car ils n’ont pas été réglo, les erreurs à ne pas recommencer, les bonnes idées pour l’année prochaine … et vous finissez par partager un bon moment, un pique-nique, un restau tous ensemble …

 

Vous êtes prêt à vous lancer, mais vous ne savez pas trop comment faire ? Vous aimeriez suivre un séminaire ou être accompagné sur ce sujet ou sur d’autres ? Rien de plus facile, laissez-nous un message, nous trouverons ensemble une solution adaptée à votre besoin et à vos spécificités.

 

L’équipe b-ready

Si vous avez des remarques, des commentaires, d’autres astuces à partager, n’hésitez pas à nous en faire part…