Les process de production et l'organisation du cabinet

Les gaspillages sont au cœur de la notion de performance, car ils impliquent automatiquement des coûts inutiles supportés par le cabinet. L’amélioration de la performance (au sens large) de votre cabinet passe donc inéluctablement par une réduction drastique, voire par la suppression de ces gaspillages.

 

Qu’entend-on par gaspillages ?

« Les gaspillages correspondent à toutes les opérations réalisées dans le cadre d’un processus de production et qui n’apportent aucune valeur ajoutée supplémentaire » (Améliorer la performance du cabinet : Mode d’emploi, 2ème édition, CNOEC). Ainsi, le cabinet engage des coûts supplémentaires pour un service auquel le client n’accorde aucune valeur et pour lequel il ne veut donc pas payer (ou le moins possible). C’est donc du temps non-rémunéré pour le cabinet, des coûts inutiles.

 

Ces gaspillages peuvent prendre deux formes :

• Une surconsommation de moyens pour faire le travail attendu par le client : personnel mal formé, mauvaise maîtrise des outils, erreurs…
• Un travail fait mais auquel le client n’attache pas de valeur : surqualité, travaux inutiles, écritures d’inventaire pour quelques euros, relances mensuelles de documents que le client n’a pas...

 

Les différentes catégories de gaspillage 

Notre équipe a identifié, dans son ouvrage « Améliorer la performance du cabinet : mode d’emploi », publié par l’Ordre des experts-comptables, 7 sources principales de gaspillages :

• La surqualité : contrôles inutiles, plans de comptes trop détaillés, écritures d’inventaires passées pour quelques dizaines d’euros….
• Les temps d’attente : attentes des pièces de la part d’un client, attente du retour d’un manager ou d’un associé…
• Les gestes et travaux inutiles : relances multiples pour obtenir les pièces, saisie des données alors qu’une solution numérique existe, utilisation d’un outil obsolète, mauvaise utilisation des logiciels...
• Les défauts et erreurs : travaux réalisés par un collaborateur n’ayant pas les compétences requises, travaux réalisés sur la base de données fausses…
• Les transports et manutentions injustifiées : déplacements inutiles dans le cabinet, circuit d’échange des documents inefficace, aller chercher les pièces chez le client…
• La surproduction : classer les pièces reçues alors qu’il est prévu dans la lettre de mission que le client doit le faire, situation intermédiaire non-facturée…
• Les stocks excessifs : documentation excessive et/ou non-utilisée, mails non-traités…

 

Comment réduire le gaspillage ?

Concrètement, la chasse aux gaspillages passe par la mise en place d’une démarche visant à les identifier et les supprimer et ce, d’une manière officielle dans le cabinet, c’est-à-dire avec une réunion de démarrage de la démarche. Cela ne se fait pas sur un coin de table avec un collaborateur à qui on va demander : « décris moi rapidement comment tu procèdes pour les dossiers ».

Chaque process va être analysé et détaillé pour identifier ses dysfonctionnements éventuels. Les équipes doivent être impliquées d’une façon constructive, c’est-à-dire, en mettant en avant que ce n’est pas une critique de leur travail, mais une recherche de performance bénéfique au cabinet et aux clients. Les collaborateurs seront plus à même de hiérarchiser les éventuels gaspillages, les analyser et trouver des solutions pour les supprimer.

Cette « chasse aux gaspillages » est indispensable (pour contrecarrer la baisse de rentabilité tendancielle des dossiers d’expertise comptable et pour se libérer du temps afin de développer de nouvelles missions), mais elle n’est pas simple et elle nécessite de s'en donner les moyens en y consacrant du temps.